 個人事業主：電話代行スタンダードA
|
■事例
・事務員が少人数のため、業務に対応しきれない。
・事務員の休憩時間や休みの日などに電話の対応をしてくれる人員がほしい。
|
■ベスト秘書センターからの提案
・事務員の休憩時間、休みの日に電話を転送設定にする。
・取引先、顧客先からのお電話には担当者のスケジュールをお伝えし、ご用件やご要望をおうかがいする。
・うかがった内容をメールもしくはお客様の携帯電話へお伝えする。
|
■導入後
・顧客、取引先からの電話を取りこぼすことがなくなり、大切な取引きがスムーズに行えるようになった。
・セールスの電話に煩わされることなく業務に専念できるようになった。
・顧客先からの要望やクレームをしっかりと聞き入れ、信頼度がアップした。
|
 不動産会社：電話代行スタンダードA＋予約受付(物件案内)＋FAX送信サービス
|
■事例
・事務員が少なく、お客様に応対中は業者からの電話まで手が回らない。
・お客様との物件内覧など、外出中はFaxのやり取りができないので物件情報を発信するのが遅れてしまう。
|
■ベスト秘書センターからの提案
・不動産物件の情報を予め秘書センターにてお預かりし、業者からの空き状況確認や内覧希望に応対する。
・お客様の外出時や定休日にも業者からの問い合わせに応対する。
・間取り図などをFax送信してほしいという希望があれば、代行して送信する。
(Faxの発信番号は表示されません)
・お客様と密に連絡を取り、物件の金額や空き状況など変動する情報を常に最新の状態で応対する。
|
■導入後
・電話対応を任せることによって営業に専念できるようになった。
・お客様との内覧時も時間を気にせずに丁寧にご案内することができた。
・空き状況などが頻繁に変化する繁忙期も取引先へ常に最新の情報と図面を提供し、正確かつスピーディな対応が可能になった。
|
 病院：電話代行スタンダードBマルチ(土日祝)＋予約受付サービス
|
■事例
・小さなクリニックで少人数なので受付に人がいない時がある。
・休診日や診療時間中でも患者様からの御相談に対応したい。
|
■ベスト秘書センターからの提案
・休診日や休憩中、開院前などの時間に診療予約の電話を代行する。
(医療に関わる質問には答えてはならないことがあるので予約センターである旨お伝えしています)
・先生のスケジュールや診察日、時間の御案内をする。
・頂いた予約のお電話を取りまとめ、個人情報保護のためロックをかけたファイルにて定時にメール報告する。
|
■導入後
・休診日でも予約受付ができるため、患者の方に負担をかけずに済むようになった。
・土日にも電話を受け付けることによって患者の方の安心が増し、より信頼されるようになった。
|
 士業：事務所代行サービスA
|
■事例
・事務所兼自宅を使い個人で経営しているが、名刺に自宅の住所を載せるのは不安がある。
・個人経営なので外出が多く、その間の電話に対応しきれない。
|
■ベスト秘書センターからの提案
・弊社住所を貸出し、名刺に掲載して頂く。郵便物をお預かりしたら随時お客様へ連絡する。
・事務所が留守の時は秘書センターが電話に対応し、クライアントからのお電話をおうかがいする。
|
■導入後
・名刺交換が気軽になり、営業をかけやすくなった。
・外出中の電話を逃さず受けることができ、相談数が増えた。
・用件をしっかり聞き取った上で連絡をするので、クライアントから再度説明してもらう手間が省け、相談の際に負担をかけずに済むようになった。
|
 出版社：電話代行スタンダードBマルチ(土日祝)＋予約受付サービス
|
■事例
・電話での注文が多いが、受注専門の人員を雇うことは考えていない。
・土日祝も含めて、電話代行にて受注をしてほしい。
・書店からだけではなく、個人の方からの注文も受けてほしい。
|
■ベスト秘書センターからの提案
・書店からの注文を秘書センターにて受注し、一日三回に分けて定時にメール報告する。
・個人の方からの注文も入るので、お届け先をうかがい同様に定時に報告する。
・書籍の在庫状況、新刊の予約など常に最新の情報を保持し、問い合わせに対応する。
・月額規定のコール数を超えた場合、一件ごとに課金する(一件のお電話の中での注文部数は問いません)。
|
■導入後
・コスト削減と並行して受注数も増えたので、かなりの業績アップにつながった。
・個人の方からの注文にも丁寧な応対で、お客様からの印象が向上した。
・多くの件数の受注や問い合わせに対応できるようになり、商品の発送もスムーズになった。
|
 その他 事例 |
・フリーで出張サービスの仕事をしており、連絡先が携帯電話なので顧客からの信頼アップのために固定電話を用意したい。(逆転送サービス)
→ 東京03から始まる電話番号を用意したことによって顧客に安心感を与え、また24時間電話転送されてくるのでビジネスチャンスを逃すことなく更なる顧客開拓が可能になった。
|
・期間限定で行う懸賞の応募窓口を設けたい。(貸住所・私書箱)
→ 懸賞の応募用紙や応募用封筒宛先に秘書センター所在地を記載し、応募用封筒の到着数を一日一回報告を受けることで正確な把握ができた。また小さな事務所なので細かな対応に追われることなく業務を進行できた。
|
